PROTOCOLLO INFORMATICO

La grande mole di documenti che viene utilizzata da un Consorzio necessita di una procedura informativa che ne ottimizzi l’organizzazione garantendo sicurezza e precisione. Le funzionalità offerte dal programma PROTOCOLLO permettono una gestione informatizzata della protocollazione e della archiviazione documentale. I fattori critici che generalmente rendono ostica l’attività di archiviazione sono risolti dalla procedura PROTOCOLLO che è semplice, veloce ed intuitiva. In qualsiasi momento e qualunque sia la natura del documento PROTOCOLLO consente una rapida archiviazione distinguendo la documentazione in arrivo e partenza ed attribuendole un numero sequenziale. PROTOCOLLO è in linea con il D.P.R. 428/98 e garantisce l’archiviazione degli allegati nel Database rendendoli inaccessibili ad applicativi esterni. Il prodotto opera in ambiente Windows offrendo un’interfaccia grafica analoga ad altri applicativi Windows: menu a tendina, finestre di selezione dei dati, struttura ad albero dei menu, etc. LE FUNZIONALITA’
  • Durante l’inserimento dei documenti è possibile evidenziare alcune caratteristiche del documento come ad esempio l’urgenza o la necessità di evadere il documento entro una certa data oppure stabilire quale ufficio/utente è competente su quel documento e quali altri uffici/utenti devono ricevere il documento per conoscenza; per i documenti in partenza è sempre possibile inviarli ad interi gruppi di persone o specificare manualmente i singoli destinatari;
  • Durante la gestione dell’archivio anagrafico del protocollo è possibile agganciarsi all’archivio “anagrafica universale” delle procedure Capacitas per controllare se i dati anagrafici desiderati sono già presenti nell’archivio principale, evitando così di inserirli manualmente;
  • Per ogni documento vengono inoltre gestite anche altre informazioni opzionali aggiuntive come la tipologia del documento, il mezzo di invio e le spese di spedizione che consentono di ottenere una dettagliata stampa delle distinte di spedizione;
  • PROTOCOLLO possiede una comoda funzione di posta elettronica interna che consente di smistare direttamente sul personal computer degli utenti interessati, i protocolli ed i documenti di loro competenza. In questa maniera ogni giorno i singoli utenti possono vedere i documenti protocollati che sono stati inviati alla loro attenzione e possono evadere le pratiche di loro competenza.
  • L’interfaccia di PROTOCOLLO, simile a quella di outlook ed in linea con gli standard di altri prodotti Capacitas (es. Concessioni e Finanziaria), è di facile comprensione e consente di abbattere i tempi di apprendimento che normalmente esistono per altri programmi;
  • L’archiviazione dei documenti cartacei acquisendoli con lo scanner consente inoltre la visualizzazione immediata dei documenti archiviati anche in assenza delle applicazioni che li hanno generati;
  • Le funzioni di ricerca di PROTOCOLLO consentono di individuare tutti i documenti che rispondono ad una serie di condizioni stabilite dall’utente: la ricerca è libera su tutti i dati dei documenti protocollati. Le ricerche ricorrenti possono esse memorizzate e richiamate velocemente per essere utilizzate.
  • L’utilizzo di PROTOCOLLO semplifica il lavoro svolto per la catalogazione dei documenti dell’ ufficio, la funzione di fascicolazione consente infatti di inserire documenti in cartelle specifiche e organizzare le stesse con la gerarchia che desiderate;
  • PROTOCOLLO consente l’archiviazione di qualunque documento (file) presente sui computer della rete e dei documenti cartacei (stampati, articoli di giornale, atti, documenti vari, fax, manoscritti, ecc.) utilizzando un comune scanner TWAIN compatibile, trasformandoli in un comodi, efficienti e, soprattutto, poco ingombranti documenti elettronici all’interno del vostro computer;
  • PROTOCOLLO utilizza il formato di compressione TIFF (CCITT gruppo 3 e 4) che consente la memorizzazione di documenti composti da più pagine all’interno dello stesso documento (file);
  • PROTOCOLLO consente di proteggere i vostri documenti da accessi indesiderati, sia tramite la gestione degli accessi per utente (ai vari livelli di cartelle) che tramite password di accesso al programma.
La gestione del Protocollo Informatico si arricchisce inoltre del modulo GEPRO.ASP per la gestione del protocollo via web. GEPRO.ASP è stato sviluppati per poter funzionare integralmente su intranet/internet mediante l’utilizzo di un browser (Firefox, Safari, Internet Explorer, ecc.).  L’utilizzo del protocollo informatico via web ha diversi vantaggi:
  • è possibile accedere al Protocollo Informatico senza dover installare alcun programma sui Personal Computer – l’accesso ai programmi avviene tramite un browser di norma già installato su qualsiasi Personal Computer utilizzando la rete interna intranet;
  • è possibile accedere ai dati del Protocollo anche da sedi esterne al proprio ufficio tramite una semplice connessione a internet;
  • il prodotto è disponibile anche come servizio in totale outsourcing – dati e programmi possono essere ospitati sui server di Capacitas ed utilizzati dal cliente da tutti i suoi Personal Computer pagando solo per il servizio erogato (non è più necessario investire in procedure software e componenti hardware di rapida obsolescenza ed anche il backup dei dati è gestito dal formitore del servizio).

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